Les papiers ont une vie, ne les laissons pas nous envahir ! À garder ou à jeter, voici quelques consignes pour faire le tri.

Inventaire des documents et premier tri

Si certains papiers doivent être gardés, d’autres n’ont qu’une durée de vie très limitée. Alors, pour une meilleure organisation, il est nécessaire de mettre un peu d’ordre en aidant la personne âgée dans l’organisation de ses papiers. Repérez sa méthode : nombre d’entre elles « fourrent » tout dans un tiroir, dans un coin sur un meuble… Proposez de faire le classement avec elles.

ORGANISEZ !

Ne laissez pas traîner pêle-mêle les papiers de famille, les factures ou tout ce qui concerne les papiers administratifs. Avec la personne, prenez de temps en temps un moment pour trier, ranger et éviter ainsi l’accumulation des documents, de toutes ces tranches de vie ! Veillez aux factures à régler, aux feuilles de soins à renvoyer, aux déclaration d’impôts, aux justificatifs de paiement à conserver, aux papiers personnels… tous courriers et imprimés qui s’entassent et risquent d’être égarés sans avoir reçu de réponse adéquate. Définissez avec la personne, la famille ou le tuteur, un endroit -toujours le même, ou stocker tous les papiers à traiter rapidement, et un moment -régulier, par exemple chaque mercredi, pour y répondre ; puis triez pour archiver.

OPÉREZ AVEC ORDRE

Dès le paiement ou la réponse apporté, répartissez les documents selon leur thème:

-impôts,

-banque,

-habitation,

-factures de services et mises à jour de contrats (EDF, GDF, téléphone, internet, assurance, obsèques…)

-papiers de la vie professionnelle (fiches de paie, retraite…)

-papiers liés à la santé (ordonnances, assurances maladie, Sécurité Sociale…)

-autres factures et justificatifs de paiement…

Le plus efficace serait d’utiliser un dossier par thème, un sous-dossiers par type de document. Notez au feutre sur chaque sous dossier et dossier, la catégorie correspondante. Cette répartition faite, respectez un ordre chronologique (par exemple du plus ancien au plus récent)

Regrouper à portée de main

Le mieux est d’avoir un seul endroit pour ranger tous les documents. Lors d’une réclamation (factures impayée, échange avec la banque…) ou d’une urgence (visite du médecin par exemple), il sera plus facile de retrouver le document adéquat. S’ils sont rangés dans un endroit fermant à clef, assurez vous qu’un double a été donné à une personne de confiance, cela pourra éviter de forcer le meuble ! il existe sur le marché une solution appropriée à chaque budget, par exemple:

-un meuble adapté style classeur à porte coulissantes, -un petit meuble à tiroir à poser sur un bureau, -une sacoche en cuir ou en plastique à compartiments, -une mallette, -ou tout simplement des boîtes d’archives en carton, rangées soigneusement à l’abri de l’humidité.

Différentes durées d’archivage suivant l’importance du document

TOUT D’ABORD,CEUX SE GARDANT À VIE :

La famille :

>Vie commune :

-livret de famille, jugement de divorce (ou de séparation de corps), -reconnaissance d’un enfant naturel, -contrat de mariage, Pacs, certificat de concubinage, -donation entre époux, testament (olographe, notarié ou non), -assurance de vie ou de décès, mutuelles si reversions, -acte de concession du caveau de famille, participation aux frais obsèques (mutuelles, assurances) -titres de propriété (ou jusqu’à la revente des biens), ajoutez-y les photos des objets de valeurs de la famille,

> Armée :

-livret militaire carte de service national, état signalétique des services, -distinctions, titres honorifiques.

> La santé :

-carnet de santé, carnet de vaccination, carnet de groupe sanguin, -certificat de la sécurité sociale, carte Vitale, -notification d’une pension d’invalidité, -dossiez médicaux : -radios, -accidents du travail (déclaration et tout ce qui s’y rapporte), -accidents corporels (expertises, certificats médicaux, assurances), -résultats d’analyses,

-carnet de santé, carnet de vaccination, carnet de groupe sanguin, -certificat de la sécurité sociale, carte Vitale, -notification d’une pension d’invalidité, -dossiez médicaux : -radios, -accidents du travail (déclaration et tout ce qui s’y rapporte), -accidents corporels (expertises, certificats médicaux, assurances), -résultats d’analyses, -doubles des ordonnances (en cas d’action en responsabilité contre le médecin), -adresse des médecins, chirurgiens et autres intervenants.

> L’argent :

-liste des personnes ayant procuration (adresses et numéros de téléphone), -livret de caisse d’épargne, -pensions civiles et militaires, -justificatifs de paiement des impôts locaux, -factures d’objets de valeur qui sont assurés.

> Le travail :

-contrats de travail, certificats de travail, bulletin de paie, -copie des arrêts de travail, -certificats de grossesse, -bordereaux des indemnités Assedic, -diplômes (y compris scolaires), -retraite : -reconstitution de carrière, -titres de pension -relevé des points de caisses de retraite complémentaire.

> Divers :

-le permis de conduire…

LES PAPIERS À CONSERVER DIX ANNÉES

-relevés de comptes bancaires ou postaux, souches de chèques, -relevés de compte titres (10 ans après la vente des titres), -contrats d’ouverture de comptes (10 ans après la clôture), -contrats et documents de prêts immobiliers (10 ans après la dernière échéance), -polices d’assurances avec responsabilité civile (habitation, voiture…), -dossiers de sinistre (plus longtemps en cas de risque pour la santé), -charges de copropriété (pour parer des contestations), -construction : tous les documents s’y rapportant (10 ans minimum), -travaux effectués par des commerçants (30 ans dans le cas de travaux d’artisans).

LES PAPIERS À CONSERVER MOINS LONGTEMPS

> Logement, habitation :

-contrats de location, quittances, état des lieux, état des lieux, bail résilié : 5 ans après après la libération du logement, -permis de conduire : 10 ans (plus pour les travaux objets d’une garantie décennale), -correspondance avec le syndic en cas de copropriété : 10 ans, -état des lieux : jusqu’au remboursement de la caution.

> Les factures :

-EDF, GDF : 5 ans, -eau : 2 ans, -téléphone : 1 an, -déménagement : 1 an, -notes d’hôtel et de restaurant : 6 mois, sauf justificatif pour les impôts à garder 3 ans

> Banque :

-chèque à encaisser : 1 an (évitez tout de même d’attendre aussi longtemps!), -avis de mise en paiement des dividendes, intérêts coupons : 5 ans, -talons de mandats et de virements : 2 ans.

> Famille :

-justificatifs de pensions alimentaires : 5 ans, -honoraires d’avocats, notaire : 5 ans, -quittances de redevances TV (maintenant sur la feuille des impôts locaux) : 3 ans.

> Impôts :

-locaux : 1 an, si vous ne payez pas la redevance TV, sinon : 3 ans, -sur le revenu : 3 ans -I.S.F. : 3 à 10 ans selon ce que vous avez déclaré.

> Santé :

-ordonnances, décomptes caisses de sécurité sociale et mutuelles : 2 ans.

Ces conseils sont valables pour tout le monde. N’oubliez pas que ranger et être organisé simplifiera la vie de tous les jours aussi bien pour la personne âgée, sa famille, que vous-même.

Alain Fisnot Archiviste